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关于印发《渭南市重大活动档案管理办法》和《渭南市重大建设项目档案管理验收办法》的通知
作者:档案局    通知公告来源:档案局    点击数:782    更新时间:2017-8-14

中共渭南市委办公室

渭南市人民政府办公室

关于印发《渭南市重大活动档案管理办法》和《渭南市重大建设项目档案管理

验收办法》的通知

 

各县(市、区)委、人民政府,市委和市级国家机关各部门,各人民团体,中省驻渭各有关单位:

《渭南市重大活动档案管理办法》和《渭南市重大建设项目档案管理验收办法》已经市委、市政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

                     中共渭南市委办公室 

                     渭南市人民政府办公室

                       2017719

 

 

 

 

渭南市重大活动档案管理办法

 

    第一条  重大活动档案是政治、经济和社会发展的真实记录,是党和国家的宝贵历史财富,是国家档案资源的重要组成部分。为了加强对重大活动档案的管理,确保重大活动档案收集齐全、保存完整,根据《中华人民共和档案法》《陕西省档案条例》以及有关规定,结合我市实际制定本办法。

第二条  重大活动,是指渭南市行政区域内发生的涉及政治、经济、社会、文化、卫生、体育、外事、宗教等方面具有重要影响、规模较大的活动以及举行的重大庆典、纪念、集会、会展、重要会议等。主要包括:

(一)市委、人大、政府、政协召开的重要会议;

(二)党和国家领导人在我市的公务活动;

(三)外国政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体和著名友好人士等在我市的参观访问活动;

(四)省级领导在我市的重要公务活动,市级领导参加的国内外和本市重大公务活动;

(五)中省及外省(直辖市、自治区)在渭南召开的重要会议、举办的重大活动、赛事、建设的重点工程项目;

(六)在我市行政区域内产生重大影响的自然灾害、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动;

(七)其它对我市具有重大影响的活动。

    第三条  重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、集中管理、按时移交、有效利用的原则。

第四条  重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案资料。主要包括:

   (一)文书档案:活动方案、报告、计划、日程安排、文件、讲话、记录、宣传报道、题词、总结、纪念册等纸质及其电子文件;

   (二)声像档案:录音带、录像带、光盘、胶片、照片及文字说明等;

   (三)有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括:标志、证书、证件、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;

   (四)对外友好交往赠送的礼品;

   (五)其它具有保存价值的档案资料。

 第五条  市县(区)档案局(馆)负责重大活动档案的管理工作,具体包括重大活动档案工作的监督指导和重大活动档案资料的采集、接收、保管、利用工作。

 第六条  重大活动组织、承办单位以及重大活动涉及的地区、行业、单位应在活动举办前3天书面通知同级档案行政部门并接受业务指导和监督,档案部门根据具体情况派专人进行直接采集。

    第七条  重大活动组织、承办单位以及重大活动涉及的地区、行业、单位,负责重大活动档案的收集、整理工作,并向并向同级国家档案馆移交重大活动档案。

   第八条  重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起60日内向同级档案行政部门移交一套原素材声像档案。

    重大活动中形成的应归档的各类电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)进行管理。文书类电子文件、数码照片按照双轨制要求同时以纸质、磁性载体形式移交;录音、录像等声像类电子文件以光盘形式移交。

    第九条  重大活动结束后,主办、承办单位应当在活动结束之日起60日内向同级档案行政部门办理档案登记,移交档案目录纸质版电子版各一份,并对重大活动档案管理制定,并对重大活动档案管理制订的方案和落实的人员、措施及收集情况做出书面说明。

第十条  主办、承办单位应当为重大活动档案提供符合国家档案标准规范的保管条件和档案装具,按照国家档案标准规范进行整理归档,活动结束之日起90日内移交同级国家档案馆保存。

第十一条  重大活动档案的归属与移交:

(一)重大活动由一个单位举办、承办的,重大活动档案归入本单位档案全宗,按照规定向同级国家档案馆移交;

(二)重大活动由两个以上单位联合举办、承办的,重大活动档案归入牵头单位档案全宗,按照规定向同级国家档案馆移交;参加单位应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的文件材料,并在活动结束之日起30个工作日内向牵头单位移交重大活动档案,将相应的复制件或者其他形式的副本归档;

(三)重大活动设立临时机构的,临时机构负责收集、整理重大活动中形成的文件材料,并在重大活动结束之日起90个工作日内向同级国家档案馆移交。

第十二条  其他组织或个人保管的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,档案所有者应当妥善保管,涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理;未经档案行政部门批准,不得向任何单位或者个人出售、转让、赠送重大活动档案,禁止私自携运出境。

上述其他组织和个人因保管条件等其他原因不利于重大活动档案安全保管的,市档案馆可以依法采取代管、收购、征购等措施,确保档案的安全与完整。

第十三条  有下列行为之一的,档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分:

  (一)重大活动举办、承办单位不提前通知档案行政管理部门;不接受档案行政管理部门的监督、指导,造成重大活动档案资料损毁、遗失的; 

  (二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的; 

  (三)未按照规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的;

(四)利用职务之便,将所保管的档案据为己有的;

(五)其他违反本办法规定的行为。

第十四条  有关单位和个人有下列行为之一的,档案行政管理部门应当给予通报批评,并由有关部门对直接负责的行政领导、主管人员或者其他直接责任人员给予处分;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)未按规定向市档案馆移交重大活动档案的;

  (二)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的; 

  (三)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;

  (四)非法买卖重大活动档案的。

第十五条  本办法自印发之日起实施。

 

 

 

 

 

渭南市重大建设项目档案管理验收办法

  

第一章  总 则

第一条  为加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》、《国家重大建设项目档案验收办法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》和有关规定,并结合我市实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于市、县级政府发展改革部门审批、核准和备案的建设项目。

第三条  项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

第四条  项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第五条  项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

第二章  项目档案管理职责

第六条  重大建设项目档案管理实行统一领导、分级管理的原则。市、县档案部门负责本级重大建设项目档案的登记、监督、指导、检查和验收工作,组织本级政府确定的重大建设项目档案专项验收工作。

第七条  项目主管部门应对重大建设项目档案工作进行监督、检查和指导,参加档案专项验收工作。

第八条  项目建设单位应当明确项目档案工作机构与分管领导,配备项目专兼职档案人员,落实项目档案工作所需经费。

项目建设单位档案工作机构的主要职责:

(一)在项目勘察、测绘、设计、施工及监理等合同中设立专门条款,明确参建单位项目文件材料整理、归档责任;

(二)建立健全项目档案工作各项规章制度,收集、整理本单位形成的项目档案资料;

(三)对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督、检查和指导;

(四)项目档案工作与项目建设同步进行,确保项目档案完整、准确、系统。

第九条  项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》及相关行业档案标准规范,完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

第三章  项目档案的管理

第十条  市、县档案局应加强对重大建设项目档案的跟踪管理服务,加强对项目建设过程中项目档案工作的监督、指导,每年组织不定期检查,帮助建设单位(业主、项目法人)建立健全档案工作,提高档案管理水平。

第十一条  项目建设过程中,各有关单位应设有满足档案需要的档案库房及确保项目档案安全的设施设备。项目档案应采用计算机管理,实现档案管理现代化。建设单位与各承包单位签订的项目承包合同,应按照档案管理有关规定与标准,明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

第十二条  实行总承包的项目,总承包单位负总责,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,项目竣工时由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料,并提交项目建设单位;由建设单位分别向几个单位发包的项目,各承包单位负责收集、整理分包范围内相应的项目档案资料,项目竣工时由各承包单位负责将项目全部档案资料提交项目建设单位。

第十三条  重大工程项目档案必需真实反映项目实际情况和工程建设过程,做到图物相符、数据准确、内容真实、手续完备、字迹清楚、图面整洁,符合国家、行业标准规范等有关规定要求。

建设单位应采取拍照、录像等方式,将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录,制作、形成项目音像档案,及时归档保存。

第四章  项目档案的登记和验收

第十四条  建立重大建设项目档案登记制度。市、县档案局每年根据同级政府公布的重大建设项目计划表确定需要登记的重大建设项目名单。建设单位对新开工的项目于开工后1个月内,续建项目于每年11月底向同级档案局报送《重大建设项目档案管理登记表》(附件1),档案局应在收到登记表后30个工作日内组织进行项目档案工作指导。对未按规定进行登记的单位由档案局予以通报,限期登记。

第十五条  项目竣工并投入使用前,应组织建设项目档案的专项验收。

(一)市发展和改革委员会组织验收的项目,由市档案局组织项目档案的验收;

(二)市发展和改革委员会委托市级主管部门(含市管理企业)组织验收的项目,由受委托部门档案机构组织项目档案的验收,验收结果报市档案局备案。

(三)县(市、区)政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案局组织项目档案的验收。

(四)市档案局对市级主管各部门档案机构、县级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。项目主管部门、档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询,必要时可组织预检。

第十六条  项目档案验收组的组成:

(一)市档案局组织的项目档案验收,验收组由市档案局、市级主管部门、项目所在地县级档案行政管理部门等单位组成。

(二)市级主管部门档案机构组织的项目档案验收,验收组由市级主管部门档案机构及项目所在地县级档案行政管理部门等单位组成。

(三)县级档案行政管理部门组织的项目档案验收,由县级档案行政管理部门和县级项目主管部门等单位组成。

(四)凡在市、县城市规划区范围内建设的项目,项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

(五)项目档案验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第十七条  项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收标准》(附件3)进行全面自检,并做出自检报告。自检合格后项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》(附件2)。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

第十八条  申请项目档案验收应具备下列条件:

(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;

(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十九条  项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第二十条  检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于总档案的20%,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第二十一条  项目档案验收应根据DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价

第二十二条  项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。 项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改要求,项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。

第五章   项目档案的移交

第二十三条  重大建设项目档案验收合格后三个月内,由建设单位向相关单位(建设单位或项目使用、运行、养护单位)移交竣工档案,与城市市政建设有关的项目档案,向同级城建档案机构移交。建设项目投入使用后进行改建、扩建或重点部位进行维修的,建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善建设工程竣工档案。涉及结构和平面布置改变的,应重新编制工程竣工档案,并向相关档案机构移交。

在项目移交过程中,建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续,明确移交档案的内容、数量等,并有完备的清点、签字等移交手续。

第六章   奖励与处罚

第二十四条  市、县档案局以及相关主管部门对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人,应当给予表彰和奖励。

第二十五条  对在项目档案管理过程中,违反《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规的,应依法追究其法律责任。

第七章  附则

第二十六条  其他建设项目的档案验收工作,可参照本办法执行。   

第二十七条  本办法自印发之日起施行。

附件: 1. 重大建设项目档案验收标准

2. 重大建设项目档案管理登记表

3. 重大建设项目档案验收申请表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

重大建设项目档案验收标准

一、项目档案的基础管理工作

1.项目建设单位(法人)认真执行国家档案工作法律法规,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

2.项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。

3.项目档案工作实行领导负责制,确定了负责项目档案工作的领导和部门,实行了各部门和有关人员档案工作责任制,并采取了有效的考核措施。

4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,要求明确,控制措施有力。

5.配备适应工作需要的档案管理人员,档案管理人员经过档案管理专业培训。

6.制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序,并组织实施。

7.保证档案工作所需经费,配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备,且性能优良,满足工作需要。

二、项目档案的完整、准确、系统情况

1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,结合项目产生文件材料的实际情况,检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

三、项目档案的安全

1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,档案库房与阅览、办公用房分开。

2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。

 

 

 

 

 

 

 

 


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